Office界面的发展历程[3]

    经过大量的数据分析和调查，在Word 2003中最常用的5个命令是(依先后顺序列出)：粘贴、保存、复制、撤销、加粗

    在Word 2003中，使用这5个命令的次数大约占所有使用的命令数的32%，仅“粘贴”就占11%，是“保存”所使用次数的2倍。

    然而，最常使用的10个命令的统计曲线是相当不平坦的。在使用率排第100位的命令(“接受变化”)和第400位的命令(“重设图片”)之间的命令的使用比例是不同的，但与排在第1位的命令和第11位的命令(“改变字体大小”)之间的命令的使用比例不同大致相同。这表明用户事实上使用Office的幅度的相当大的，这也给创建新的用户界面带来了挑战。

    (4) 使用数据来影响和组织Office 2007用户界面

    下面是使用这些数据帮助设计Office 2007用户界面的一个例子。最初，Office UI开发团队并没有认真考虑将剪切/复制/粘贴按钮放在“带形功能区(Ribbon)”中，每个人都自认为用户最常的就是使用快捷键Ctrl+X/C/V来做这些操作，鼠标用户则使用单击右键后弹出的上下文菜单项来执行这些操作。直到Office UI开发团队分析数据后才知道，用户虽然使用Ctrl+V和在上下文菜单中使用“粘贴”菜单项，但是使用工具栏中的“粘贴”按钮更多。因此，一旦认识到了“粘贴”按钮的重要性后，它就被放置在了界面中第一个选项卡左侧的第一个大按钮中。这也是Office 2007界面设计的一个特点，即把最常用的命令放在最显眼的位置。
如果将Office应用程序所使用的命令绘制在一张图表中，将会得到一条曲线，一些命令的使用将占得多数，而慢慢地每个命令的使用数将逐渐变缓。通过曲线可得知，用户经常使用哪些命令，也表现出了大多数用户使用产品的总的格局和平均“深度”。而在一些方面，Office 2003用户界面已经很好的实现了。因此，现在所需要做的是分析数据并理解它们，使用它们配合设计以达到要实现的更好的目的。

    一是要寻找值得保留但却很少使用的功能，帮助用户找到它们不知道放在哪里的那些有用的功能。这些功能一般是Office已有的，但用户却由于不知道而没有使用，而是在别的地方寻求帮助或者自定义。因此，如果用户能发现这些功能，他们可能就会喜欢使用它们。例如，在Word中可以在文档后设置水印图案，很多人不清楚该功能而询问如何实现，因此在Word 2007中将其放在了突出的位置，这使得很多用户将该功能视为“很好的新功能”。当然也有一些例外，如低质量或设计差的功能不管它们在UI中能够如何容易被发现，都将是不成功的，因此，重新增强一些旧功能而使得它们更引人注目；又如，用户很少会使用有着不合适名称的功能，因此，在新UI中变换了一些功能的名称，让更多的用户了解和使用它(但感到矛盾的是，有些用户已经在使用这些功能，若更换名称，会给他们带来不变)。
二是寻找不在显眼的界面中却频繁使用的功能。例如，Word中的“上标”，在Word 2003中，虽然它必须通过自定义手动添加到工具栏中，但它的单击量占“格式”工具条的30%。新的用户界面不仅突出了用户喜欢的功能，而且让更多的用户能知道并使用它。

    现在的Office 2007界面

    (1) 简洁明了的设计。程序更简单易用，命令更容易找到。

    各个按钮分布在窗口顶部且以分组形式显示，所需命令就是呈现在用户眼前，也不会让包含命令的隐藏工具栏隐藏在菜单或单独的窗格中，而是提供了一个控制中心，将各种要素集中在一起，使得它们极易被看到。按钮总是显示在相应位置，也不会消失。

    (2) 将命令集形式提供的命令精简为最常用的命令。用户最喜欢使用且反复使用的命令被放在了最显眼的位置。

    (3) 在“功能区(Ribbon)”中划分核心任务，每个任务由一个选项卡表示。

    (4) 许多命令按功能排列开成各个命令集(即组)，将完成某类任务的所有可能需要的命令集中在一起。

    (5) 许多命令仅在需要时才显示。即某些命令仅在执行相应操作时才会出现，而不是始终显示每个命令。

    (6) 可以自定义“快速访问工具栏(QAT)”，使它像以前版本中的工具栏一样。

    (7) 可方便的在窗口中切换视图。

    (8) “功能区”会自动调整以适应屏幕的大小。

结语

    从上面所述可以看出，Office的每一个版本都是尽量融合用户的需求，朝用户满意的方向改进，虽然说有时候可能适得其反。此外，随着Office的发展，必须有新的用户界面来适应，而重新设计的Office 2007用户界面，可以说是一个飞跃和创新。
Office软件本身就是一门艺术，是发展和智慧的结晶。

By fanjy in 2007-1-15

原文也可见我的博客:http://fanjy.blog.excelhome.net

参考文章：
Why a New UI for Office 2007?